Artikel 4 van 4 9 min leestijd Gepubliceerd

Waarom een mondelinge instructie halverwege verdwijnt

Iemand legt je in de gang drie dingen uit. Bij het tweede ben je het eerste kwijt. Een handboek van veertig pagina's leest als mist. Dat heeft een naam en een verklaring, en er zijn manieren om ermee om te gaan die iedereen op de afdeling helpen.

Voor:

Nadia is twee weken in dienst. Haar teamleider loopt met haar mee naar de printer en zegt in het voorbijgaan: 'O ja, als je een klant aanmaakt moet je eerst even checken of hij niet al in het oude systeem staat, dan het KvK-nummer overnemen, en vergeet niet het vinkje voor facturatie, anders gaat de factuur naar het verkeerde adres.' Nadia knikt. Terug aan haar bureau weet ze nog dat er iets met een vinkje was. De rest is weg.

Ze had het kunnen opschrijven. Dat weet ze ook. Maar in het moment zelf leek het overzichtelijk, en in je tweede week wil je ook niet de indruk wekken dat je een simpele uitleg niet kunt onthouden.

Een klein werkblad

In 1974 stelden Alan Baddeley en Graham Hitch een model voor van wat ze het werkgeheugen noemden. Het idee is dat je brein een klein werkblad heeft waarop je informatie een paar seconden vasthoudt en bewerkt: een telefoonnummer onthouden tot je het hebt ingetoetst, een som uit je hoofd maken, een zin begrijpen terwijl je hem hoort. In hun model zijn er aparte onderdelen voor klank (wat je hoort of tegen jezelf zegt) en voor beeld, met daarboven een soort dirigent die de aandacht verdeelt.

Dat werkblad is bij iedereen klein. Hoe klein precies is jaren discussie geweest. Nelson Cowan concludeerde in 2001 na een grote analyse dat volwassenen gemiddeld ongeveer vier losse eenheden tegelijk kunnen vasthouden, als ze geen trucs gebruiken zoals herhalen of groeperen. Vier. De instructie bij de printer had er minstens vijf.

Wat er bij ADHD anders is

Bij ADHD is het werkgeheugen een van de best onderzochte zwakke plekken. Lisa Kasper, Matt Alderson en Kristen Hudec bundelden in 2012 45 studies bij kinderen en vonden grote verschillen met leeftijdsgenoten, zowel voor woorden en klanken als voor beelden en posities. Een jaar later deed dezelfde groep het opnieuw voor volwassenen, met 38 studies. De verschillen waren daar matig van grootte, maar duidelijk aanwezig. Het gaat dus niet vanzelf weg met de leeftijd. Het wordt hooguit wat kleiner, en volwassenen leren eromheen te werken.

Twee dingen zijn daarbij belangrijk. Ten eerste gaat het om gemiddelden. Er zijn mensen met ADHD met een prima werkgeheugen, en mensen zonder ADHD bij wie het slecht werkt. Ten tweede is het werkgeheugen bij ADHD behalve kleiner ook wisselvalliger. Het werkt beter als iets interessant is en slechter als de aandacht wegglijdt, wat aansluit bij wat we in de andere artikelen van deze reeks beschrijven.

Waarom lange uitleg verdwijnt

De onderwijspsycholoog John Sweller beschreef in 1988 wat er gebeurt als een taak het werkgeheugen volledig opslokt. Hij liet mensen puzzels oplossen en zag dat wie al zijn capaciteit nodig had om de puzzel te kraken, er vervolgens weinig van leerde. Al het werkgeheugen ging op aan het zoeken; er bleef niets over om het patroon te onthouden. Daaruit groeide de cognitieve belastingstheorie: leren mislukt als de manier waarop informatie wordt aangeboden meer van het werkgeheugen vraagt dan er is.

Gesproken instructies zijn hier het schoolvoorbeeld van. Spraak is vluchtig. Terwijl je stap twee hoort, moet je stap één vasthouden, en bij stap drie moet je ze alle drie bewaren én bedenken of je een vraag hebt. Bij een werkblad van vier plekken is dat al vol. Bij een werkblad dat wisselvallig werkt, valt er onderweg iets af, en meestal is dat niet het laatste wat je hoorde.

Lange documenten doen iets vergelijkbaars, op een andere manier. Een handboek van veertig pagina's vraagt dat je onthoudt waar je bent, hoe dit hoofdstuk zich verhoudt tot het vorige, wat de afkortingen betekenden en wat je er straks mee moet. Die boekhouding neemt het werkblad in beslag voordat de inhoud er ook maar op past.

Richard Mayer en Roxana Moreno onderzochten hoe je dat oplost. In 2003 zetten ze negen manieren op een rij om de belasting te verlagen. Een daarvan is segmenteren: dezelfde uitleg in kleine stukken aanbieden, waarbij de lezer of kijker zelf het volgende stuk start. In een eerder experiment van Mayer en Chandler kregen studenten een animatie over hoe bliksem ontstaat, in één keer of in zestien stukjes van acht tot tien seconden met een knop 'verder'. Wie de stukjes kreeg, kon het geleerde beter toepassen. De inhoud was identiek. Alleen de portiegrootte verschilde.

Kleine porties zijn voor iedereen

Er bestaat een misverstand dat informatie in kleine stappen aanbieden iets is voor mensen die het anders niet snappen. Het onderzoek zegt iets anders. Het werkgeheugen van iedereen is klein, en de manier van aanbieden bepaalt hoeveel ervan bij de inhoud terechtkomt. Voor mensen met ADHD is het verschil groter, omdat hun werkblad kleiner en grilliger is. Maar de collega zonder ADHD die tijdens de uitleg bij de printer aan haar vergadering van drie uur dacht, is die instructie ook kwijt.

Wat je hiermee kunt doen

Als je zelf ADHD hebt

  • Schrijf mee, altijd, ook als het overzichtelijk lijkt. Zeg gewoon: 'wacht, ik pak even iets om het op te schrijven.' Niemand vindt dat raar.
  • Vraag om instructies op papier of in een chatbericht als ze meer dan twee stappen hebben. Je hoeft daar geen diagnose voor te noemen.
  • Herhaal een instructie in je eigen woorden terug. Dat kost de ander tien seconden en haalt de fout eruit voordat er een factuur naar het verkeerde adres gaat.
  • Gebruik checklists voor terugkerende taken, ook als je ze al honderd keer hebt gedaan. Een checklist is een werkgeheugen op papier.

Als je leidinggeeft

  • Geef instructies één stap tegelijk en in een vorm die blijft bestaan: een bericht, een document, een lijstje. Gesproken uitleg in de gang is voor iedereen de slechtste vorm.
  • Stuur voor een overleg de agenda en erna een korte samenvatting met wie wat doet. Dat is geen extra werk. Het is het werk dat anders in vijf hoofden half blijft hangen.
  • Combineer woorden met beeld waar het kan. Een screenshot met een pijl zegt meer dan een alinea over waar het vinkje zit.
  • Vergeet iemand iets dat je 'toch duidelijk had gezegd'? Kijk eerst hoe je het zei. Meestal was het een instructie van vijf stappen in het voorbijgaan.

Als je HR doet

  • Knip onboarding en verplichte training in korte stukken van één onderwerp, met een duidelijke volgorde en zichtbare voortgang. Dit is dezelfde les als segmenteren: de inhoud kan gelijk blijven, de portie moet kleiner.
  • Zorg dat procedures vindbaar zijn op het moment dat iemand ze nodig heeft. Een document dat bij indiensttreding is uitgereikt, is een maand later verdwenen, uit de la en uit het geheugen.
  • Sta toe dat mensen instructies opnemen of schriftelijk terugvragen, en maak daar een normale werkwijze van, zodat niemand zich ervoor hoeft te verantwoorden.

Bronnen

  1. Baddeley AD, Hitch G (1974). Working memory. In: Psychology of Learning and Motivation, deel 8, 47-89.
  2. Cowan N (2001). The magical number 4 in short-term memory: a reconsideration of mental storage capacity. Behavioral and Brain Sciences, 24(1), 87-114.
  3. Kasper LJ, Alderson RM, Hudec KL (2012). Moderators of working memory deficits in children with ADHD: a meta-analytic review. Clinical Psychology Review, 32(7), 605-617.
  4. Alderson RM, Kasper LJ, Hudec KL, Patros CHG (2013). Attention-deficit/hyperactivity disorder (ADHD) and working memory in adults: a meta-analytic review. Neuropsychology, 27(3), 287-302.
  5. Sweller J (1988). Cognitive load during problem solving: effects on learning. Cognitive Science, 12(2), 257-285.
  6. Mayer RE, Moreno R (2003). Nine ways to reduce cognitive load in multimedia learning. Educational Psychologist, 38(1), 43-52.
  7. Mayer RE, Chandler P (2001). When learning is just a click away: does simple user interaction foster deeper understanding of multimedia messages? Journal of Educational Psychology, 93(2), 390-397.

Deze reeks wordt bijgehouden door het team van Gryffi. Zie je een fout, of een bron die niet klopt? Mail naar info@gryffi.com, dan passen we het aan.